Originally Posted by breadfan83

Denk dat Mark meer bedoelt dat alle organisatoren van de verschillende meetings samen gaan werken, om náást hun eigen meets, één heel grote meeting te organiseren.

Wörthersee zal vast en zeker ook niet de enige meet zijn in Oostenrijk, maar huge is ie wel. ;)

Originally Posted by Alberto

1x per jaar een mega meetinng .
Kleine hou je toch wel

Originally Posted by vwspijlbus

Organisatie
- Doe je dit alleen? Is mogelijk. Maar wat als je vooraf een been breekt / ziek wordt of drukker krijgt op je werk?
- Doe je dit samen met iemand die net zo gek is van spijlbussen maar waarvan je nog niet alle karaktereigenschappen kent? Dan zit daar een risico.
- Begin er niet aan als je geen organisatie ervaring hebt. (Ik refereer dan niet naar de organisatie van een bowlingavond voor de personeelsvereniging...)
- Plan jezelf als organisatie niet 'vol'. Tijdens het evenement zullen genoeg ad-hoc dingetjes je tijd opeten.
- Ben herkenbaar en aanspreekbaar. Ik vind 't zelf vervelend om met een vraag aan de organisatie op een evenement rond te lopen en ik vind alleen maar 16-jarige met een fel hesje die niet meer weten dat ze hun scoutingkas spekken en weten welke richting ze auto's op moeten sturen.
- Bedenk vooraf of je fun cruising tolereert. Op een commerciele camping is het niet gepast als je in de toekomst nogmaals van het terrein gebruik wilt maken.

Doelgroep:
- Kies voor programma onderdelen die bij de doelgroep passen.
Kever evenementen trekken een gem. jonger publiek (veel 20 - 30 jaar) dan je zult vinden op een spijlbus only evenement (veel 30 - 40 jaar).
Dat maakt de behoefte groter aan activiteiten voor overige gezinsleden groter. Ik was eens op een VW Busclub treffen (veel 40 -60 jaar) waar een 6-kamp georganiseerd werd. Er waren slechts 1 of 2 deelnemers. Dan ken je, mijns inziens als organisatie, je doelgroep niet goed genoeg en verspil je energie die beter anders besteed had kunnen worden.

Communicatie
- Info die van belang kan zijn: communiceer deze.
Denk bijvoorbeeld aan:
korting als je met een spijlbus op een specifieke caming tijdens het weekend in de omgeving overnacht, route-info, toestaan honden, entree kosten, enz, enz om te voorkomen dat mensen kunnen denken "Oh als ik dat geweten had". Gebruik eventueel een mail nieuwsbrief voor ingeschreven deelnemers.
- Zorg voor een foutloze website in meerdere talen van de doelgroep.
- Schrijf ook promotie artikeltjes voor clubbladen van je doelgroep. Ben bekend met de redactie adressen en uitgave-frequentie
- Wees duidelijk in of je bezoekers in andere (ACVW) voertuigen toelaat. Er zijn immers heel wat spijlbus eigenaren die hun bus niet op de weg hebben i.v.m. restauratie.
- Maak tijdig reclame oa op de internationale fora (door te verwijzen naar een website)
- Een leuke en goede flyer beantwoord duidelijk: (voor en door) Wie / wat / waar en waneer + een URL. Ben je niet goed in fotobewerken? Laat 't dan iemand doen die het wel kan i.p.v. zelf aan te 'kloojen' in Paint.
Laat de sponsoren niet om flyers vargen: die moeten ze al hebben.
- Vergeet de locale medio niet (Weekbladen / kranten). Vooraf om bezoekers te genereren en tijdens / achteraf een special van de locale (tv/radio) omroep.
- Op het evenement zou je op een centrale (droge / windvrije) plek een prikbord (met papier + pennen) kunnen plaatsen zodat deelnemers kunnen aangeven dat ze een bepaald onderdeel zoeken en/of aanbieden.
- Stel enkele huisregels op waarin je niet vergeet te vermelden dat de organisatie niet aansprakelijk kan worden gesteld voor vernieling en/of vermissing voor, tijdens en na het evenement.

Sponsoren
- 'Veel' bedrijven zullen pas sponseren als ze weten wat ze voor welk bedrag 'krijgen'. Leg dat vast en ben consuquent in het toepassen ervan
- Benader potentiele sponsoren actief en 'stalk' ze als ze niet reageren voor de door de jou opgestelde deadline.
- In 2006 hebben we sponsoren en markkraam bemanners 'gelokt' met gratis entreekaarten, graatis praapjes en kosteloos aan de markt deelnemen. Da's weer een wat anders dan vierkante meterskraampjes aanbied voor een bep. prijs.

Huisstijl
- Geen must maar e.e.a. komt hierdoor wel prof. over: door een (voor deze meeting specifiek) logo te gebruiken in de sticker, website, flyers, communicatie naar sponsoren, enz. Het is eenvoudig om hieraan invulling te geven en wordt door sommige onderschat.

Flyeren
- Bedenk of je toestaat of er geflyerd wordt op het evenement terrein.
Foto's van bussen met ruitenwissers vol met A5-jes is natuurlijk niet het mooiste gezicht. Natuurlijk zou dit onderwerp ook onder 'Comunicatie' geplaatst kunnen worden.

Financieel
- Geef niet meer uit dan je zeker weet binnen te krijgen.

Voorinschrijving
Wel zo fijn om als organisatie inzicht te hebben in de deelnemers aantallen. (Ook leuk voor de lokatie eigenaar)

Pech service:
Ingeschreven deelnemers zouden voorzien kunnen worden van een tel. nummer dat gebeld kan worden en ze voor een redelijk bedrag naar de evenement locatie sleept. Voor die enkele pechvogels die er gebruik van zullen maken zal dit bij de organisatie zeer gewaardeerd worden.

Originally Posted by vwspijlbus

Programma
- Je zou ook aan 'bus babes' kunnen denken... Ik denk hierbij aan schaarsgeklede dames van de lokale sportclub voor enkele Euro's poseren bij een bus. Inkomsten naar de sportclub, evenement een spaakmakend programma-onderdeel rijker.
- Misschien wil David Eccles (UK) of Dieter Krauss (DU) wel persoonlijk een boek/dia presentatie geven..? Vraag 't en je weet 't zeker.
- Regel iemand die taxateert. 't Is een kleine moeite, kost jou niets en extra service naar de deelnemers.
- Met een kofferbak verkoop spreek je in iedergeval alle deelnemers aan en behoeft verder nauwelijks organisatie.
- Al eens over een 'Miss Bus' verkiezing nagedacht?
- Al eens nagedacht over 'iets' met mineatuur busjes?
- Probeer vernieuwend door creatief te zijn.

Work-shops:
- Informatieve workshops kunnen zeker publiekstrekkers zijn.
Denk aan dingen waar spijlbussers tegenaanlopen in de praktijk zoals (roestbehandeling, vakantieklaar maken van een spijlbus, remmerij verbeteren, enz, enz). Bedenk je ook dat het weer slecht kan zijn en een grotere tent dan handig kan zijn.

Line-up:
De evenement naam 'schrijven met bussen' en een hoogwerker regelen voor foto's vanuit de lucht. Is weer eens wat anders dan een 'standaard spijlbus line-up'. Behoeft wat voorbereiding maar zal zeker een noemenswaardig resultaat kunnen opleveren. Ook voor het deelname / 'ik ben onderdeel van' gevoel zal dit hoog scoren onder de deelnemers.
Op Vanfest (UK) werd een mega spijlbus front 'getekend' met bussen maar dat lijkt me op een eerste eendagsmeeting wat (te) hoog gegrepen.
Je zou ook kunnen overwegen om bussen naar leeftijd te rangschikken / opstellen (Je kunt hierbij ervoor kiezen om max 1 bus per leeftijd te gebruiken). Natuurlijk zal niet elk jaartal aanwezig zijn. Da's dan helaas maar zeker de moeite waard om eens te proberen.

Onderdelen marktstraat
- Spreekt voor zich.
- Ik ben wel eens op een meeting een onderdelenmarkt tegengekomen die meer weg had van een rommelmarkt. Probeer dat te voorkomen.
Niet iedereen op de markt hoeft natuurlijk spijlbusonderdelen aan te bieden. Denk ook aan sfeer (live-)muziek, ijsverkoop vanuit een spijlbus, spijlbus T-shirts, enz.

Rondrit:
- Er zijn regels voor collone's m.b.t. beveiliging (eerste en laatse voertuig). Ken die. De naburige motorclub wil misschien wel begeleiden..?
- Als de omgeving uit industrie en niet karakterestike bebouwing bestaat: skippen. Veel natuurschoon in de omgeving: gebruiken.

Catering
Spreekt voor zich. Probeer de verantwoordelijken bij de leverancier te leggen. Op die manier hoef je zelf niet op te draaien voor teveel ingekochte drank / broodjes hamburger / enz.
Spreek duidelijke marges van de omzet (%) af waar je als organisatie recht op hebt.

Prijzen
- Het is een bewuste keuze geweest om geen concours de elegance te hebben op het spijlbustreffen 2006. We hebben gekozen voor prijzen voor de verste (in een bus) komende (vooringeschreven) deelnemer, oudste aanwezige spijlbus, de pechvogel en best of show. Wellicht zijn er nog van dergelijke catagorien te verzinnen. Voorbeeld: publieks favoriet aan te geven door bezoekers m.b.v. enquette formulieren.
- We hebben vorig jaar er ook bewust voor gekozen om geen prijsbekers weg te geven. Die staan immers na een jaar toch op zolder stof te vangen. We hebben speciaal 4 unieke T-shirts laten drukken om als prijs weg te geven. Weer 's wat anders, toch?

Foto's
- van een goed (bezocht) evenement verschijnen veel foto's van deelnemers op 't internet. Waarom niet iemand de rol geven om het hele evenement van voorbereiding t/m opruimen op foto vast te leggen?

Algemeen
- Slaap er nog eens over en maak er een meerdaagse meeting van. Organasitorisch hoieft er niet veel meet geregeld te worden en je hebt hiermee een grotere kans op succes / aantal deelnemers, sponsoren, bezoekers, enz.
- Bezoek ACVW meetings met een kritsch oog en leer ervan.
Voorbeeldje: meer en meer mensen laten 'Le Bug Show' links liggen vanwege het slechte sanitair; m.a.w. de lokatie moet goed sanitair hebben dat tijdens het evenement regelmatig gepoetst moet zijn. Enz, enz.
- Beschijf je actie punten, sorteer ze chronologisch en hang er deadlines en verantwoordeliijke aan. Wees ruim met de planning, het is maar een hobby, er zijn belangrijkere dingen in het leven die wel eens voorgaan.
- Documenteer en archieveer relevante communicatie en planning. Wel zo handig voor een vervolg (?) om dan het gebruikte draaiboer alleen nog te hoebven te verbeteren ipv het wiel opnieuw uit te vinden.
- Vermijd een commerciele sfeer (a-la 'de Rosmalen evenementen' KWF / KZF).
- Bedenk vooraf of je mensen nodig hebt voor ordehandhaving /oogje in het zeil houden.
- Check of je een evenementen vergunning en/of -verzekering nodig hebt
- Laat het evenement niet samen vallen met een andere grote VW meeting
- Gratis verkeersregelaars nodig? Informeer eens in de betreffende gemeente naar stadswachten. Die hebben er een opleiding in gehad en hebben de benodigde bevoegdgheden.
- Deelnemers hebben vaak de behoefte om 'opgevangen' te worden bij de aankomst. Iemand die ze vertelt waar ze moeten / mogen parkeren, waar de entree betaald kan worden en ze met vragen terecht kunnen.
- Check de regels m.b.t. borden plaatsen langs de (snel)weg i.v.m. route aangeven.
- Bestel goed weer, houd rekening met slecht weer. Bij slecht weer kan een tot modderpoel bereden grasveld m.b.t. stro weer berijdbaar gemaakt worden.

Bedankjes
- Houd bij wie geholpen heeft in de voorbereiding, spontaan op het evenement zelf en naderhand. Vergeet hierbij de sponsors niet. Een relatief goedkoop en leuk bedankje kan een representatieve filmopname op DVD van het evenement zijn.
- Bij goed verloop zal een bloementje aan de terreineigenaar veel goodwil voor een vervolg kunnen creeeren.
- Voor de deelnemers (per bus) is een tastbare herinnering in de vorm van een sticker altijd leuk.

't Zijn natuurlijk maar wat tips. In sommige is m'n mening erin verwerkt.
In iedergeval gebaseerd op praktijk ervaring. Pik eruit wat je kunt gebruiken. Hoe lang de lijst ook lijkt, compleet is ie niet.

Originally Posted by Sponze®

Idee is plausibel, maar uitvoering met meerdere
kapiteins op n schip gaat gewoon erg moeilijk...